Scope van de functie

De Project Administrator ondersteunt de Service Manager en werkvoorbereider bij de administratieve, organisatorische en secretariële aspecten van projecten. De functie is cruciaal voor het efficiënt verlopen van projecten door het faciliteren van communicatie, documentatiebeheer en het opvolgen van acties en deadlines. Door jouw nauwkeurigheid en gedrevenheid kunnen de service monteurs hun werk snel en nauwkeurig uitvoeren. Je hebt veel contact met leveranciers, maar ook met onze uitvoerders/contractors, Service Manager en Service monteurs. Een enorm veelzijdige functie in een jong team en groeiend bedrijf.

Wat ga je doen 

Administratieve Ondersteuning

• Uitwerken van offertes
• Opstellen, versturen en opvolgen van facturen naar klanten
• Beheren van projectdocumentatie (plannen, rapporten, notulen, etc.) in een gestructureerd systeem (bijv. SharePoint)
• Voorraadbeheer
• Ons ERP systeem up to date houden
• Ondersteunen bij de administratieve afhandeling van inkooporders, facturen en onkosten
• Nieuwe leveranciers zoeken en prijzen vergelijken
• Verzorgen van de logistieke organisatie rondom projecten (reisarrangementen, hotelreserveringen, etc.), vaak ad-hoc/last-minute
• CRM bestand updaten en bijhouden
• Administratief verweken van inkomende goederen
• Urenregistraties bijhouden

Documentatie en Archivering
Opzetten en onderhouden van een overzichtelijke projectadministratie en archivering (digitaal en fysiek)
Zorgdragen voor de consistentie en volledigheid van projectdocumentatie

Overige taken
Het ontzorgen van de Service Manager met uiteenlopende taken
Bijdragen aan de ontwikkeling en verbetering van projectmanagementprocessen en - templates
Fungeren als aanspreekpunt voor administratieve vragen
Verrichten van ad-hoc administratieve taken op verzoek van de Service Manager of het team

Functie-eisen 

• MBO+ werk- en denkniveau, bij voorkeur met een technische achtergrond, grote pré als dit ook nog eens in de food-industrie is 
• Goede beheersing van de Engelse en Nederlandse taal in woord en geschrift
• Goede communicatieve vaardigheden en stressbestendig
• Ervaring in een vergelijkbare functie, met opstellen van offertes
• Daarnaast is ervaring in sales of accounting een pré
• Sterk in plannen, organiseren en analyseren
• Ervaring met ERP-systemen (bijv. Microsoft NAV, SAP, Navision) is een pré

Wat bieden wij

• Een uitdagende en afwisselende functie binnen een jonge en groeiende organisatie in de levensmiddelenindustrie
• Een marktconform salaris tussen de €2500,- en €3000,- bruto, afhankelijk van ervaring en opleiding
• Goede secundaire arbeidsvoorwaarden, zoals een telefoon en laptop
• Mogelijkheden tot persoonlijke ontwikkeling en het volgen van relevante trainingen en cursussen
• Een prettige werksfeer en een collegiaal team
• Een jaarcontract met 2 maanden proeftijd
• 25 vakantiedagen + 13 ADV dagen

FPS Food Process Solutions Corporation is een werkgever die gelijke kansen biedt. Wij danken alle sollicitanten; echter, alleen geselecteerde kandidaten worden uitgenodigd voor een gesprek. Dienstverband bij FPS is uitsluitend gebaseerd op iemands verdiensten en kwalificaties die rechtstreeks verband houden met professionele competenties en het recht om in Nederland te werken.